Чи справді Microsoft 365 Copilot підвищує ефективність компаній?

Інтерес до інструментів штучного інтелекту зростає щодня. Ідеться про інструмент, який підсумовує нотатки нарад, готує чернетки листів і аналізує дані в Excel. Але чи справді Microsoft 365 Copilot підвищує ефективність компаній, чи це лише маркетингова обіцянка?

У цій статті ми розглянемо, що робить Copilot, у яких відділах він дає реальну користь і на що слід звернути увагу перед початком використання.

Що таке Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot — це асистент на основі штучного інтелекту, інтегрований у застосунки, якими ви користуєтеся щодня, як-от Word, Excel, Outlook, Teams і PowerPoint. Він не лише створює контент, а й аналізує ваші наявні дані, електронні листи та історію нарад і пропонує рекомендації з урахуванням контексту.

Copilot працює на інфраструктурі великої мовної моделі на базі GPT. Проте на відміну від моделей загального призначення, як-от ChatGPT, він безпосередньо інтегрований з екосистемою Microsoft 365 вашої компанії. Іншими словами, він отримує доступ до документів, електронних листів і даних календаря вашої компанії та створює персоналізовані результати.

У яких відділах він дає найбільше користі?

Керівники та операційні команди

Значну частину часу керівників забирають наради та контроль за їхніми результатами. Copilot може автоматично підсумовувати наради в Teams, складати список завдань і готувати підсумковий звіт для учасників команди, які не змогли долучитися. Крім того, він підсумовує вхідні листи в Outlook за пріоритетом і допомагає швидко визначити повідомлення, на які потрібно відповісти.

Продажі та обслуговування клієнтів

Для відділів продажів Copilot може аналізувати листування з клієнтами, створювати чернетки комерційних пропозицій і готувати до зустрічей на основі історії попередніх розмов. Команди обслуговування клієнтів можуть виявляти типові запитання, що повторюються, і створювати стандартні шаблони відповідей.

Фінанси та звітність

Найпомітніше нововведення в Excel — Copilot може створювати складні формули за командами природною мовою та інтерпретувати набори даних. Командою на зразок «Покажи статті з найвищими витратами цього місяця» можна створити зведену таблицю й проаналізувати тенденції. Завдяки цьому час на підготовку щомісячних звітів значно скорочується.

Людські ресурси

Для HR-команд повторювані завдання, як-от підготовка вакансій, створення форм оцінювання ефективності та оновлення документів політик, виконуються з Copilot значно швидше. Підготовка навчальних матеріалів у PowerPoint тепер також займає хвилини замість годин.

На що звернути увагу перед використанням Copilot?

Щоб справді отримати ефективність, яку обіцяє Copilot, потрібно пройти кілька критичних кроків. Ми часто бачимо, що очікування компаній, які починають використання, пропустивши ці кроки, не виправдовуються.

1. Перегляньте свою ліцензійну інфраструктуру Microsoft 365

Copilot потребує окремої ліцензії, що додається до планів Microsoft 365 Business Standard або E3/E5. Вам потрібно чітко бачити, чи підходить ваша поточна структура ліцензій для Copilot і які є додаткові статті витрат.

2. Налаштуйте безпеку даних і керування доступом

Copilot має доступ до всіх даних, до яких мають доступ користувачі. З корпоративного погляду це серйозна точка ризику. Щоб працівники мали доступ лише до даних, пов’язаних з їхніми обов’язками, необхідна правильно налаштована інфраструктура керування доступом. Інакше Copilot може випадково надати доступ до конфіденційних даних або створити підсумки, що містять такі дані.

3. Інвестуйте в адаптацію працівників

Хоч якою досконалою була б технологія, без адаптації користувачів ефективність не зросте. Щоб отримати від Copilot максимальну користь, працівникам потрібно навчитися правильно формулювати запити, перевіряти результати та інтегрувати інструмент у робочі процеси. Це не одноразове навчання, а безперервний процес адаптації.

4. Почніть із пілотного впровадження

Замість того щоб відкривати доступ одразу для всієї компанії, пілотне впровадження в одному відділі допомагає тримати витрати під контролем і дає змогу спостерігати за моделями використання. На цьому етапі ви побачите, у яких бізнес-процесах інструмент справді економить час, а в яких очікувана користь не досягається.

Copilot — не магія, а інструмент

Microsoft 365 Copilot, якщо його правильно налаштувати та правильно використовувати, справді скорочує час, який працівники витрачають на повторювані завдання. Проте щоб він давав користь на корпоративному рівні, інфраструктура має бути готовою, керування доступом — правильно вибудуваним, а процесом адаптації працівників треба керувати.

Ефективність не зростає сама собою з моменту, коли інструмент стає доступним. Вона з’являється тоді, коли поєднуються правильно налаштована інфраструктура та свідомі користувачі.

Підготуйтеся до Microsoft 365 Copilot разом із Synchron Bilişim

Synchron Bilişim підтримує організації в процесах впровадження та налаштування Microsoft 365 Copilot. Ми надаємо наскрізну підтримку — від планування ліцензій до налаштування керування доступом, від політик безпеки даних до процесів адаптації користувачів.

Щоб підготувати свою інфраструктуру Microsoft 365 до Copilot, зверніться до нашої команди експертів. Ознайомтеся з нашими послугами Microsoft Cloud.